Wspieramy tworzenie Koła Gospodyń Wiejskich we wsi Gródek. Ponieważ nie znaleźliśmy praktycznej instrukcji, która krok po kroku przeprowadziłaby nas przez ten proces, i w której znalazłyby się wzory wszystkich niezbędnych dokumentów postanowiliśmy podzielić się z Wami naszą wiedzą i materiałami na ten temat. Skoro i tak przygotowaliśmy niezbędne dokumenty chcemy, aby inni mogli z nich korzystać. No to do dzieła!
Część I. Rejestracja w ARiMR
Koła gospodyń wiejskich mogą mieć siedzibę i działać na obszarze wsi będącej terenem działalności koła, sołectwa położnego w granicach administracyjnych miasta albo miasta do 5 000 mieszkańców. Aby założyć KGW potrzebujecie co najmniej 10 osób, które będą chciały wejść w skład koła. W praktyce zdecydowanie lepiej gdyby osób było więcej, ponieważ w przypadku rezygnacji choćby jednej osoby koło trzeba rozwiązać lub znaleźć osobę na jej miejsce. Oczywiście w skład koła mogą wejść zarówno kobiety jak i mężczyźni.
Więcej członkiń i członków to również większa dotacja na działalność statutową. Dofinansowanie na działalność Koła z ARiMR jest uzależnione od ich liczby i w tym, czyli w 2023 roku, wynosi:
– 8 tys. zł – dla kół liczących nie więcej niż 30 osób,
– 9 tys. zł – jeśli ich liczba ta mieści się w przedziale 31-75 oraz
– 10 tys. zł – w przypadku jeszcze liczniejszych organizacji.
W skład koła mogą wejść osoby z różnych miejscowości, jednak siedzibą KGW musi być jedna wybrana miejscowość czy wieś. Pamiętajcie, że obszar działalności koła może wykraczać poza miejsce jej lokalizacji.
Macie już 10 osób? Zorganizujcie spotkanie!
Żeby założyć KGW musicie się spotkać, aby przygotować dokumenty niezbędne do rejestracji koła. Na spotkaniu wybierzecie również zarząd koła oraz uchwalicie statut – najważniejszy dokument określający sposób i zakres działania Waszego KGW. W procesie zakładania KGW pominęłabym wybór komitetu założycielskiego, który nie jest obowiązkowy. Poniżej znajdziecie wzory wszystkich dokumentów niezbędnych na tym etapie, które możecie w dowolnym sposób modyfikować, czyli:
– protokół z zebrania Koła Gospodyń Wiejskich,
– uchwałę o powołaniu Koła Gospodyń Wiejskich,
– uchwałę o przyjęciu statutu Koła Gospodyń Wiejskich,
– oświadczenie o prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów,
UWAGA! Załączamy powyżej statut rozszerzony. Zastanówcie się dobrze w jakich obszarach chcecie działać i zmodyfikujcie według Waszych potrzeb cele działalności KGW. Pamiętajcie, że jeśli w statucie nie ma napisane, że zajmujecie się np. wspieraniem przedsiębiorczości kobiet, wówczas nie będziecie mogli otrzymać dotacji na ten cel. Statut jest ważnym dokumentem, popracujcie nad nim. Możecie również przyjąć statut wzorcowy. Statut podpisują wszyscy obecni na zebraniu założycielskim.
– wniosek o wpis koła gospodyń wiejskich do Krajowego Rejestru Kół Gospodyń Wiejskich,
– załącznik do wniosku o wpis koła gospodyń wiejskich
Tu znajdziesz informacje jak wypełnić wniosek i załącznik: https://www.gov.pl/web/kobiety-gospodarne-i-wyjatkowe/jak-wypelnic-wniosek
Po tym jak przygotujecie i podpiszecie wszystkie dokumenty przychodzi pora na wizytę w ARiMR. Najlepiej, aby co najmniej dwie członkinie zarządu (zgodnie z reprezentacją określoną w statucie) udały się do powiatowego biura Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa wraz ze wszystkimi powyższymi dokumentami. W Agencji sprawdzą Wam dokumenty, jeśli wszystko będzie dobrze pozostaje czekać na wpis do Krajowego Rejestru Kół Gospodyń Wiejskich.
Część II. Ruszamy po REGON
Po tym jak otrzymacie od ARiMR zaświadczenie o dokonaniu wpisu do Krajowego Rejestru Kół Gospodyń Wiejskich przychodzi czas na rejestrację w Urzędzie Statystyczny i uzyskanie numeru REGON. Aby go otrzymać wypełnijcie formularz RG-OP, który możecie znaleźć tutaj: https://bip.stat.gov.pl/dzialalnosc-statystyki-publicznej/rejestr-regon/formularze-regon-papierowe/
Jak wypełnić formularz? Oto krótka instrukcja:
– 01 znaznaczcie „osoba prawna”,
– 02 „szczególna forma prawna podmiotu” wpiszcie oczywiście Koło Gospodyń Wiejskich,
– 03 „rodzaj zgłoszenia” zaznaczcie 1 – „wpis osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej”,
– 04 zostawiamy puste, bo nie mamy jeszcze REGONu
– 05 również puste, bo najpierw musimy zdobyć REGON, a potem NIP,
– 06 wpiszcie swoją nazwę,
– 07 wpiszcie skóconą nazwę, jeśli taką macie,
– 08 tutaj wpiszcie adres Waszego KGW,
– 09 dane kontaktowe – to pole nie jest obowiązkowe, ale warto umieścić tu chociaż adres e-mail.. Pamiętajcie, że jeśli wpiszecie numer telefonu, ktory jest Waszym prywatnym numerem, to niestety będzie on w bazie GUS,
– 10 – puste,
– 11 – tu wpiszcie adres, na który chcecie otrzymywać korespondencję, jeśli jest inny niż adres siedziby,
– 12 – tu możecie podać inny adres e-mail, na który chcecie otrzymywać korespondencję (może to być oczywiście ten sam adres co w punkcie 09, wówczas zaznaczcie „podany w informacji nr 9.3”).
– 13 – zaznaczcie „jako jednostka nowo zorganizowana”.
– 14 – zaznaczcie „1 – rejestracja w organie rejestrowym/ewidencyjnym”,
• 14.2 nazwa rejestru/ewidencji – wpiszcie Krajowy Rejestr Kół Gospodyń Wiejskich,
• 14.3 nazwa organu rejestrowego/ewidencyjnego – wpiszcie Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa,
• 14.4 tu wpiszcie numer nadany przez ARiMR,
• 14.5 w polu „data wpisu do rejestru” wpiszcie datę, która jest we wpisie z ARMiR,
• 14.6. w polu „data powstania podmiotu” wpiszcie datę powołania KGW na zebraniu założycielskim.
– 15 „forma własności” wpisujemy 100 obok pola „krajowych osób fizycznych”,
– 16 i 17 puste
– 18 nazwa organu założycielskiego/nadzorującego – Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa,
– 19 „przewidywana liczba pracujących” – my wpisaliśmy 0, ale jeśli wiecie już, że Wasze Koło będzie kogoś zatrudniać, wówczas wpiszcie właściwą liczbę,
– 20 „kody wykonywanych rodzajów działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności” – to punkt, nad którym warto się pochylić. Jako obszar przeważającej działalności u nas został wpisany kod PKD 94.99.Z – działalność pozostałych organizacji członkowskich, gdzie indziej niesklasyfikowana. Reszta kodów powinna być spójna z Waszym statutem i z działalnością jaką będzie prowadzić. Kody możecie odszukać tutaj: https://www.biznes.gov.pl/pl/tabela-pkd
– 21, 22 i 23 pozostają puste.
– data, podpis (zgodnie z reprezentacją, najczęściej co najmniej 2 osoby z zarządu)
….. i gotowe! Teraz wystarczy dostarczyć wniosek wraz z zaświadczeniem o wpisie z ARiMR do urzędu statystycznego/ oddziału województwa na terenie którego prowadzicie działalność. Można to zrobić pocztą, osobiście lub elektronicznie – tę formę bardzo polecam. Pozostaje poczekać na REGON, dopiero jak uzyskacie numer REGON możecie ubiegać się o nadanie numeru NIP.
Część III. Ruszamy po NIP
Macie już numer REGON? Super, czas na kolejny numerek tym razem NIP. Aby go uzyskać wypełnijcie formularz NIP-2 . Jak to zrobić? Oto skrócona instrukcja:
– 4 zaznaczacie „1. zgłoszenie identyfikacyjne”,
– 5 – wpiszcie nazwę i adres Waszego Urzędu Skarbowego,
– B.1 – to chyba proste – wpisujecie nazwę, nazwę skróconą jeśli macie, i numer REGON,
– B.3 DANE O REJESTRACJI
• 14 „nazwa organu prowadzącego rejestr” – Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa,
• 15 „nazwa rejestru” Krajowy Rejestr Kół Gospodyń Wiejskich,
• 16 „data rejestracji” – wpiszcie datę wpisu, którą otrzymaliście od ARiMR,
• 17 „numer w resjestrze” – oczywiście numer z zaświadczenia o wpisie z ARiMR.
– B.4 DATY DOTYCZĄCE DZIAŁALNOŚCI
• 19 zaznaczamy „rozpoczęcie działalności”
• 20 wpisujemy datę założenia koła na zebraniu założycielskim.
– B.5 – wpiszcie adres – wiadomo 😉
– B.6 – wpiszcie dane kontaktowe, to chyba proste 😉
– B.7 – raczej zostawiamy puste, no chyba, że oprócz siedziby prowadzicie gdzieś indziej działalność,
– B.8 – tu zaznaczcie czy będziecie prowadzili księgowość sami, czy macie biuro rachunkowe. Jeśli macie biuro wypełnijcie pole B.8.1. W polu B.8.2 napiszcie gdzie będą dokumenty księgowe – może to być np. adres Waszej siedziby, albo adres biura rachunkowego.
– C – tutaj zostawiamy puste, bo rachunek bankowy będziecie mogli uzyskać po otrzymaniu numeru NIP.
– D • 86. Forma organizacyjna – tu zaznaczcie pole „podmiot niebędący wyodrębnioną jednostką wewnętrzną i niemający takich jednostek”,
• 87. Podstawowa forma prawna – zaznaczamy pole „osoba prawna”,
• 88. Szczególna forma prawna – zaznaczamy pole „koła gospodyń wiejskich”
– Pola D.1, D.2, D.3 i D.4 nie dotyczą nas raczej i pozostają puste.
– D.5 DODATKOWE INFORMACJE
• 118. „Rodzaj przeważającej działalności” – tu musicie wpisać ten kod, który został użyty we wniosku o REGON, w naszym przypadku była to „Działalność pozostałych organizacji członkowskich, gdzie indziej niesklasyfikowana”.
• w polu 119. Kod PKD podaliśmy numer 94.99.Z.
– F DANE I PODPISY OSÓB REPREZENTUJĄCYCH SKŁADAJĄCEGO to już ostatni rubryczka 😀 Wpiszcie datę oraz dane osób, które będą podpisywać formularz. Oczywiście muszą to być członkinie lub człnkowie zarządu Koła.
I gotowe! No prawie, teraz przejdźmy do załączników 😉
Do wniosku NIP-2 najlepiej załączyć wszystkie następujące dokumenty:
• umowa użyczenia lokalu. To niezbędny dokument, umowę musicie zawrzeć z właścicielem nieruchomości, w której macie siedzibę. Jeśli działalność prowadzicie w budynku gminnym, wówczas zawrzyjcie umowę z gminą. Nie raz zdarza się, że koło ma siedzibę w lokalu należącym do członkini lub członka KGW, wówczas musicie podpisać umowę z właścielem lub właścicielami. Możecie skorzystać z następującego wzoru umowy użyczenia.
• uchwała o powołaniu KGW,
• uchwała o przyjęciu statutu,
• statut,
• uchwała o wyborze zarządu,
• oświadczenie o prowadzeniu uproszczonej ewidencji,
• zaświadczenie o wpisie z ARMiR,
• zaświadczenie o numerze REGON.
Komplet dokumentów powinniście wysłać pocztą, zawieźć osobiście lub wysłać elektronicznie do swojego Urzędu Skarbowego. Jeśli wszystkie dokumenty będą wypełnione poprawnie wówczas niebawem otrzymacie swój numer NIP.
Część IV. konto bankowe
Jeśli dopełniliście już wszystkich niezbędnych formalności przyszedł czas na rachunek bankowy. Oferta banków jest dość szeroka. Nasze Koło wybrało bank, który oferował obsługę naszego rachunku bez opłat (Santander).
Część V. aktualizacja danych w ARiMR
Aby zakonczyć wszelkie formalności wystarczy aktualizacja danych w ARMiR, możecie jej dokonać osobiście, elektronicznie lub wysłać dokumenty pocztą. W aktualizacji podajecie numery REGON, NIP i numer w bazie KGW nadany przez ARiMR korzystając z formularza – wniosek o wpis koła gospodyń wiejskich do Krajowego Rejestru Kół Gospodyń Wiejskich. Kopie REGONu i NIPu powinny trafić do ARMiR.
I to byłoby na tyle. Życzymy powodzenia i wielu udanych projektów!